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El problema
Cuando todo entra en el mismo buzón, lo urgente espera detrás de lo irrelevante: incidencias que tardan en llegar al técnico, pedidos mezclados con publicidad y consultas que se responden dos veces o ninguna.
Ganexity Automatización
Clasificación automática de emails
Un buzón compartido recibe de todo: consultas, pedidos, incidencias, facturas y publicidad. Alguien tiene que leerlo, decidir qué es cada cosa y pasarlo a la persona correcta. Ese triaje se puede automatizar con reglas claras.
- 01Extrae y estructura los datos
- 02Aplica las reglas del negocio
- 03Espera aprobación humana
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Cómo lo automatiza Ganexity
Ganexity lee cada mensaje entrante del buzón autorizado, identifica de qué se trata, extrae los datos importantes y lo deriva según las reglas del negocio: a una persona, a una carpeta o a otro sistema.
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Qué hace el proceso
El flujo se diseña a medida y ejecuta estos pasos de forma automática.
- Identifica el tipo de mensaje: consulta, pedido, incidencia, factura u otro.
- Extrae los datos clave: quién escribe, qué pide y con qué urgencia.
- Aplica las reglas de derivación definidas por el negocio.
- Notifica a la persona o al canal correcto con el contexto resumido.
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Dónde interviene una persona
La automatización reduce el trabajo repetitivo, pero las decisiones importantes siguen siendo del equipo.
- Los casos ambiguos se marcan para que los clasifique una persona.
- Las respuestas al cliente se envían solo si el equipo lo aprueba.
- Los mensajes sensibles, como quejas o temas legales, se derivan siempre a una persona.
- Las reglas se ajustan con el uso: el equipo decide qué se automatiza más.
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Conexiones y puesta en marcha
El proceso se conecta al buzón compartido autorizado y a los canales del equipo, como Slack u otro sistema acordado. Antes de activarlo se definen las categorías, las reglas de derivación y qué debe pasar con los mensajes que no encajan en ninguna.
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Ejemplo antes/después
Esta página se centra en el triaje: clasificar y derivar el correo entrante sin que una persona tenga que leerlo todo.
Antes: una hora diaria repartiendo correo: El buzón de información de un servicio técnico acumula avisos de avería, solicitudes de presupuesto y publicidad. Cada mañana alguien pierde una hora repartiendo mensajes.
Después: cada mensaje en su sitio: Las averías llegan al canal del técnico con la dirección y el problema resumido; los presupuestos, al comercial; la publicidad, archivada. El triaje de la mañana desaparece.
Resultado esperado
Un buzón que se ordena solo: cada mensaje llega clasificado a la persona correcta con su contexto, y el equipo dedica el tiempo a responder, no a triar.
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Para quién es útil
Este proceso encaja con negocios que repiten esta tarea cada semana y quieren quitársela de encima sin perder control.
- Empresas con buzones compartidos de información o pedidos.
- Servicios técnicos que reciben avisos e incidencias por email.
- Equipos donde repartir el correo consume tiempo cada día.
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Revisamos el caso con usted y preparamos una demostración con ejemplos representativos, de prueba o anonimizados antes de decidir.
Preguntas frecuentes
¿Responde a los clientes automáticamente?
Solo si el negocio lo decide y para los casos acordados. Por defecto el proceso clasifica y deriva; las respuestas las aprueba el equipo.
¿Qué pasa con los mensajes que no encajan en ninguna categoría?
Van a una bandeja de revisión con lo que la IA ha entendido, para que una persona decida y las reglas mejoren con el tiempo.
¿Funciona con nuestro buzón actual?
El proceso se conecta al buzón autorizado que ya usa el negocio; la viabilidad exacta se valida en cada proyecto según el proveedor de correo.